Uma política de faltas que dá para entregar ao paciente
A maioria das políticas de clínica é escrita para ser defensável, não para ser lida. Esta é curta o bastante para caber numa confirmação de consulta e deixa todos os números em branco: o valor, o prazo de aviso e se você pode cobrar são decisões da sua clínica e dos seus assessores, não de um modelo.
Uma política só funciona se o paciente a viu antes da consulta
Quase toda discussão sobre consulta perdida é, no fundo, uma discussão sobre se o paciente sabia. Por isso o mais útil a fazer com o texto abaixo não é pendurá-lo na parede: é colocar uma linha na confirmação da consulta, onde é lido, e manter a versão completa em algum lugar para onde apontar. Diga no agendamento, diga no lembrete, e nunca pela primeira vez na fatura.
Três versões, para três lugares
Os colchetes são seus para preencher ou apagar. Se decidir não cobrar nada, a política continua valendo: diga isso com clareza, porque política sem consequência é mais clara do que ameaça vaga.
Uma linha, para a confirmação
Se não puder vir, avise com pelo menos [horas] horas de antecedência e remarcamos sem custo. [Faltas sem aviso podem ter cobrança de [valor].]
Um parágrafo curto, para o site
Guardamos o horário da sua consulta só para você. Se precisar mudar ou cancelar, avise com pelo menos [horas] horas — basta responder a qualquer mensagem nossa. Com aviso não há cobrança e oferecemos o próximo horário adequado. Sem aviso, [podemos cobrar [valor] / não há cobrança, mas faltas repetidas podem afetar com quanta antecedência conseguimos agendar].
O que dizer quando acontece
Olá, [nome] — deixamos [dia] às [hora] reservado e você não veio. Sem problema se surgiu algo. Quer que eu agende o próximo horário disponível? [Lembrando que nossa política pede aviso de [horas] horas.]
As decisões que este modelo deixa para você de propósito
Se você pode cobrar por uma consulta perdida, quanto, e que aviso precisa dar antes de aplicar a política não são as mesmas perguntas em dois países quaisquer — e quando um terceiro paga pelo atendimento, esse pagador costuma ter regras próprias. Essas três coisas esta página não preenche por você. Decida com quem assessora a sua clínica, escreva uma vez e mantenha a redação idêntica em todo lugar: a política que diz vinte e quatro horas no site e quarenta e oito na confirmação é a que vai fazer você perder a discussão.
Isto é um apoio à redação, não orientação jurídica, e os exemplos são propositalmente neutros quanto à jurisdição. Peça ao seu assessor para revisar a versão que você publicar.
Perguntas
Devemos cobrar por faltas?
Isso é uma decisão da sua clínica e dos seus assessores, e em alguns lugares e arranjos de pagamento a resposta é não. Uma política sem cobrança continua útil: cria uma expectativa, define um prazo de aviso e dá à equipe algo para apontar.
Quanto tempo de aviso pedir?
O suficiente para conseguir oferecer o horário a outra pessoa — para a maioria das clínicas, o dia útil anterior, e não um número fixo de horas. Um prazo que você não consegue usar é só um número num documento.
Onde a política deve aparecer?
Na confirmação da consulta e de novo no lembrete, com as mesmas palavras. Uma política que só existe numa página do site é uma que a maioria dos pacientes nunca leu — e essa é exatamente a discussão que você não quer ter.
O Morasel pode enviar isso automaticamente?
A versão de uma linha cabe numa confirmação ou num lembrete, que o Morasel envia de forma programada. A versão longa é para o seu site ou ficha de cadastro — o Morasel não publica páginas de política por você.
Diga onde é lido
Coloque a versão de uma linha na confirmação e no lembrete, e veja as outras formas de manter a agenda cheia.